Faire scanner votre équipe

Plusieurs téléphones peuvent scanner le même événement en même temps. Chaque téléphone doit être connecté à SweeScan avec un compte Sweescape qui a accès à l’événement : le vôtre, ou celui d’un collaborateur.

Donner un accès à chaque contrôleur

La solution recommandée est d’ajouter vos contrôleurs comme collaborateurs de l’événement. Ils se connectent avec leur propre compte, sans connaître votre mot de passe.

Le contrôleur crée un compte Sweescape sur le tableau de bord et l’active avec le lien reçu par email : voir Créer votre compte. Sans compte actif, l’ajout échoue avec « L’utilisateur n’existe pas ! » ou « L’utilisateur est inactif ! ».
Ouvrez votre événement, onglet Paramètres, carte Collaborateurs de l’Événement. Tapez l’email de son compte dans le champ « Adresse e-mail de votre collaborateur » et validez avec la touche Entrée.
Le contrôleur se connecte à SweeScan avec son email et son mot de passe. L’événement apparaît dans sa liste. S’il était déjà connecté, il tire la liste vers le bas pour l’actualiser.

L’ajout de collaborateurs demande la Formule Avancée ou la Formule Agence, et leur nombre par événement dépend de votre offre. Détails dans Travailler à plusieurs sur un événement.

Un même compte sur plusieurs téléphones

Un compte peut être connecté à SweeScan sur plusieurs téléphones à la fois. Si votre offre limite le nombre de collaborateurs, créez par exemple un compte dédié à l’accueil, ajoutez-le comme collaborateur, et connectez-le sur tous les téléphones de l’entrée.

Évitez de confier le mot de passe de votre compte principal : il donne accès à tous vos événements, à vos paiements et à vos réglages.

Organiser les entrées

Plusieurs files en parallèle : tous les téléphones consultent Sweescape en direct. Un billet validé sur un téléphone est refusé partout ailleurs avec Already Used : impossible d’entrer deux fois avec le même billet.
Une file par type de billet : sur le téléphone de l’entrée VIP, choisissez le billet « VIP » ; les autres téléphones restent sur All Tickets. Voir Choisir les billets à contrôler.
Un point pour les cas particuliers : orientez les billets Already Used ou Invalid Ticket, et les personnes sans billet, vers un responsable qui a le tableau de bord ouvert. Il peut rechercher le participant, renvoyer l’invitation ou le marquer présent avec Check-in.

Préparer le jour J

Installez SweeScan à l’avance sur chaque téléphone. Sur Android, prévoyez le temps d’autoriser l’installation du fichier : voir Installer l’application SweeScan.
Connectez les téléphones le jour même, peu avant l’ouverture. La connexion dure 24 heures : un téléphone connecté la veille au soir se déconnecterait en pleine soirée.
Autorisez l’appareil photo dans SweeScan avant l’arrivée du public, pour ne pas le faire devant la file.
Testez le réseau à l’endroit exact de l’entrée. SweeScan ne fonctionne pas hors ligne. Les caves, les sous-sols et les foules saturent souvent la 4G : prévoyez un Wi-Fi réservé à l’équipe, ou des téléphones sur deux opérateurs différents.
Chargez les téléphones et prévoyez des batteries externes. L’appareil photo reste allumé pendant tout le contrôle, ce qui vide la batterie plus vite.
Faites un scan de test : ajoutez-vous comme participant, envoyez-vous l’invitation et scannez-la. Annulez ensuite votre présence avec Check-out dans le menu de votre ligne, ou supprimez ce participant de test.

Pendant le contrôle

Demandez aux participants d’augmenter la luminosité de leur écran : un QR code sur un écran sombre se lit mal. Dans une salle très sombre, éclairez les billets imprimés avec une lampe.
Gardez le QR code dans le cadre jusqu’à l’appui sur Tap to Validate.
Un billet imprimé froissé ou plié sur le QR code peut ne pas se lire : faites déplier la feuille ou demandez la version sur téléphone.
Si « Checking validity… » dure, vérifiez la connexion du téléphone avant de réessayer.