Scanner les billets

Chaque scan vérifie le billet en direct auprès de Sweescape : SweeScan affiche en un instant si le billet est valable, déjà utilisé ou refusé, avec les informations du participant. Un billet validé marque le participant comme présent.

Choisir les billets à contrôler

Pour un événement avec billetterie, touchez l’événement dans SweeScan : une fenêtre « Selected Event » s’ouvre avec la liste « Select a ticket ».

All Tickets : tous les billets de l’événement sont acceptés.
Un type de billet, par exemple « VIP » : seul ce type est accepté, les autres sont refusés. Les billets réservés à un code d’accès portent la mention « (code only) ».

Choisissez, puis appuyez sur Confirm Selection. Vous contrôlez soit tous les billets, soit un seul type : il n’est pas possible d’en choisir plusieurs. Pour changer, revenez en arrière avec Back et touchez de nouveau l’événement.

Pour un événement importé, il n’y a pas de types de billets : l’appareil photo s’ouvre directement et tous les participants sont acceptés.

Scanner un billet

Présentez le QR code devant l’appareil photo, dans le cadre blanc : « Align QR code within frame ». Le billet peut être imprimé, affiché à l’écran en PDF ou ouvert dans Apple Wallet ou Google Wallet.
Dès que le code est lu, le cadre devient vert, le texte indique « QR Code detected » et le bouton du bas passe de « Scanning… » à Tap to Validate.
Appuyez sur Tap to Validate en gardant le QR code dans le cadre. Un bip retentit et « Checking validity… » s’affiche pendant la vérification.
Lisez le résultat, puis appuyez sur Tap here to scan again pour passer au billet suivant.

Lire le résultat

Écran	Couleur	Message	Que faire
Valid Ticket	Vert	« Ticket scanned »	Laissez entrer. La présence est enregistrée.
Already Used	Orange	« Ticket already scanned at » suivi de la date et de l’heure du premier scan	Le billet a déjà été présenté, peut-être par une autre personne avec une copie. Comparez le nom affiché avec une pièce d’identité.
Invalid Ticket	Rouge	« Ticket selected is not the same as the one in the QR Code »	Le billet est d’un autre type que celui choisi. Orientez la personne vers la bonne entrée, ou scannez avec All Tickets.
Invalid Ticket	Rouge	« Inexisting participant »	Le QR code n’appartient pas à cet événement : billet d’un autre événement, participant supprimé, ou code qui n’est pas un billet Sweescape.
Invalid Ticket	Rouge	« Inexisting event »	Votre compte n’a plus accès à cet événement (collaborateur retiré, événement supprimé).
Invalid Ticket	Rouge	« An error occured, please retry later or contact support ! »	La vérification n’a pas abouti, le plus souvent à cause de la connexion internet. Réessayez.

Pour Valid Ticket et Already Used, SweeScan affiche aussi les informations du participant :

Participant : son prénom et son nom ;
Ticket type : le nom de son billet ;
ses autres informations : email, téléphone, réponses aux champs personnalisés ;
Order date : la date de création du participant, c’est-à-dire la date d’achat pour un acheteur.

Une connexion internet est indispensable

SweeScan n’a pas de mode hors ligne : chaque validation interroge Sweescape en direct. Sur un réseau faible, « Checking validity… » dure plus longtemps. Sans réseau, le résultat est rouge avec le message d’erreur : rétablissez la connexion et réessayez.

L’avantage : tous les téléphones partagent la même information à la seconde. Un billet validé sur un téléphone apparaît aussitôt Already Used sur tous les autres. Conseils pour le réseau le jour J : Faire scanner votre équipe.

Présence, réentrées et sessions

Chaque scan valide marque le participant comme présent dans l’onglet Participants du tableau de bord et dans vos statistiques.

Un billet ne peut être validé qu’une fois par session d’émargement. Pour un événement sur plusieurs jours ou une réouverture des portes, clôturez l’émargement dans le tableau de bord : onglet Participants, bouton Clôturer l’émargement. Les billets scannés redeviennent scannables pour la séance suivante, et les émargements déjà enregistrés sont conservés. Vous pouvez limiter la clôture à certains billets. Voir Pointer les présences et rouvrir le contrôle.

Si vous annulez la présence d’un participant avec Check-out, dans le menu de sa ligne de l’onglet Participants, son billet peut être scanné de nouveau.

Ce que SweeScan ne fait pas

Pas de recherche par nom et pas de validation manuelle dans l’application. Pour un participant qui n’a pas son billet, retrouvez-le dans l’onglet Participants du tableau de bord (champ « Rechercher un participant… ») et marquez-le présent avec Check-in dans le menu de sa ligne.
Pas de statistiques dans l’application : le nombre de participants scannés est affiché dans l’onglet Participants, et le détail dans SweeAnalytics.
Pas de mode hors ligne : voir ci-dessus.
Pas de sélection de plusieurs types de billets : c’est All Tickets ou un seul type.